Blog reflectie 2

Tijdens een sponsoractivatie stelde ik mij professioneel op, de reacties waren…

Iedereen heeft wel eens een stage/meeloopperiode gehad, waarvan je dacht: hier heb ik geen zin in. Je komt te laat, bent niet actief en gooit er stiekem met de pet naar. Ook ik heb dit meegemaakt. Maar wat als je ineens te maken hebt met echte bedrijven, een opdrachtgever met twintig jaar ervaring en een doelgroep die precies kan zien wat jij aan het doen bent. Dan is het over met dat lakse gedoe, te laat komen en verslapen. Dan moet je er staan.

Dat was precies het geval tijdens het MARCOM-project van de opleiding Sportmarketing & Management. In dit project werken wij in een team van 3 en kregen wij opeens de taak om als sportmarketingbureau aan de slag te gaan. Wij kregen als opdracht: ontwikkel een creatieve sponsoractivatie, voor een sponsor van een voetbalclub. Wij deden dit voor XL Bedrijfskleding in samenwerking met voetbalvereniging FC 's-Gravenzande. Twee grote bedrijven met een groot netwerk en hoge verwachtingen.

In deze blog vertel ik hoe ik tijdens dit project heb geleerd wat het betekent om professioneel te handelen in de praktijk. Hierbij komen zaken kijken als: Hoe stel ik me op tegenover mijn opdrachtgever, hoe ga je communicatie aan met externe partijen en hoe je een goed visite kaatje kan zijn voor het bedrijf en voor jezelf.

In deze blog lees verhalen over verantwoordelijkheid, contactmomenten, kwaliteit, zichtbaarheid en zorgvuldigheid. Een bek vol met tanden. Dit is ook nodig want een professionele houding bereik je niet door een net pak aan te trekken, het gaat om veel meer dan dat.

Over het MARCOM-project: praktijk met echte impact

Het MARCOM-project draaide om het ontwikkelen en uitvoeren van een sponsoractivatie voor een bestaand bedrijf in de sportwereld. In ons geval: XL Bedrijfskleding en voetbalclub FC 's-Gravenzande. Wat ik het leuke vond aan deze opdracht is dat het praktijk gebonden was. Voorheen hebben we veel moeten werken met een verzonnen casus, maar nu gingen we daadwerkelijk het werkveld in om samen te werken met grote partijen.

XL is al twintig jaar sponsor van de club, maar ze hebben nog nooit een opvallende actie uitgevoerd om de aandacht te trekken van het publiek. Hier hebben wij dus verandering in gebracht. We hebben het idee bedacht om de rustsponsor te introduceren: een sponsoractivatie in de rust van een thuiswedstrijd van het eerste. Onze activatie was het evenement XL Lattenkoning , een latje trap wedstijd met voorrondes en een finale tijdens de rust van de laatste thuiswedstrijd van het seizoen.

Om dit van de grond te krijgen hebben wij een activatie uitgevoerd, deze begon met een teaser, daarna hub-content en een aantal weken later zelfs een aftermovie. Dit hebben wij gedaan hulp van beide partijen. Hiervoor is professioneel handelen vereist want je bent constant bezig onder hun naam en op hun platforms.

Situatie

Tijdens het project kwamen we dus terecht in een situatie waarin je niet alleen voor jezelf werkt, maar ook namens een ander. En niet zomaar een ander, maar een commercieel directeur van een groot bedrijf en een populaire voetbalclub met duizenden leden.

We hadden meerdere meetings met Roland van Gulik, de commercieel directeur van XL Bedrijfskleding en onze opdrachtgever. In die gesprekken moesten we serieus en voorbereid overkomen. Niet alleen om indruk te maken, maar omdat we met zijn merk en imago aan het werk gingen.

Ook moesten we content leveren voorde Instagram van FC 's-Gravenzande. Dit platform heeft duizenden volgers. Elke post op dit account word flink bekeken. Met een minimaal aantal kijkers van 2.000 tot uitschieters boven de 10.000. Fouten zijn daar dus niet zomaar een klein probleem.

Verder hadden we veel contactmomenten met vrijwilligers, met het mediateam van de club en met de sponsor zelf. In al die momenten werd van ons verwacht dat we professioneel, netjes en representatief waren. Hier besefte ik mij ook goed, dat je op zo'n moment het visitekaartje bent het project, xl bedrijfskleding en jezelf. De club kan aangenaam verrast worden waardoor je een sterke relatie opbouwt die in de toekomst van pas kan komen.

Taak

Mijn taak was om er in alle externe contacten voor te zorgen dat ik professioneel overkwam en zorgvuldig werkte. Ik had een aantal afspraken opgesteld voor mijzelf die ik zeker wilde nastreven: op tijd zijn, goed voorbereid zijn en actief deelnemen (aan gesprekken en andere contactmomenten.

Ook was ik ook betrokken bij het opstellen en aanleveren van de content. Deze hadden enkele vereisten anders mocht de club het niet posten.
De teksten en beelden moesten in één keer goed zijn, geen spellingsfouten, geen fout logo, geen slordige zinnen, scherp beeld, full HD, etc.

Ook tijdens de communicatie, met bijvoorbeeld het contact met trainers, met vrijwilligers, met mensen van het mediateam. Hier moest ik scherp blijven op het feit dat ik niet vanuit mezelf communiceerde maar vanuit het bedrijf: XL Bedrijfskleding. Ik zou het vreselijk hebben gevonden om door een fout, het imago van een van de partijen te beschadigen. Dit bracht prestatiedruk met zich mee, dit voelde gelukkig wel als gezonde druk.

Actie

Ik nam dit project dus uiterst serieus. Ik probeerde het niet als normale schoolopdracht te zien maar meer als een echte klus voor een bedrijf.

Bij de eerste meeting met Roland had ik me goed ingelezen. Ik wist wat XL deed, wat eerdere campagnes waren geweest en waar zij als bedrijf voor staan. Ik wilde niet onvoorbereid overkomen. Tijdens het gesprek luisterde ik actief. Roland gaf namelijk in dit eerste gesprek al een aantal belangrijke tips. Hij gaf aan dat een sponsorschap pas zin heeft, op het moment dat de sponsor pas actief aanwezig is bij de gesponsorde. Ze moeten een gezicht voor zich zien als ze denken aan jou bedrijf.

Elke keer dat we iets aanleverden – zoals content voor Instagram of posters voor op de club – checkte ik alles goed na. Ik lette op spellingsfouten en of alle visuele elementen klopten. Ook was het van belang dat de posts allemaal in dezelfde stijl waren. De content werd daarna nog gecontroleerd door iemand van de club, maar ik wilde liever niet dat zij fouten hoefden te verbeteren, die ik over het hoofd had gezien.

Ook bij kleine dingen, zoals het sturen van een mail of het doorsturen van bijvoorbeeld een contentplanning, lette ik op mijn toon. Nette aanhef, met een duidelijk bericht en een afsluiting die vriendelijk was, met alle namen van ons projectgroepje.

Resultaat

Het resultaat was een geslaagde activatie die niet alleen goed verliep, maar ook echt opviel.

Tijdens de voorronde deden er meer dan 100 mensen mee. De sfeer was goed en veel deelnemers waren gemotiveerd (ondaks de regen). Tijdens de finale zat de tribune vol en leefde iedereen mee met de finalisten. DJ Henkie presenteerde alles op een enthousiaste manier en XL Bedrijfskleding kreeg veel aandacht.

Wat mij het meest is bijgebleven, is de reactie van Roland van Gullik. Hij gaf aan dat hij ontzettend tevreden was met het verloop van de actie en zei: "Als ik jullie een cijfer moet geven voor jullie gedrag, manier van werken en de uitvoering: een 10."
Ook vertelde hij dat die veel complimenten kreeg tijdens de finale op de tribune.
Dat was voor mij het bewijs dat ons professionele handelen gezien werd. Ook de club liet weten dat ze de actie zeer geslaagd vonden. Ze noemden het "goed georganiseerd".

Wij hebben met z'n drieen een goed resultaat geleverd waar beide partijen iets an hebben gehad en iets aan zullen hebben in de toekomst. Dit was mede dankzij de manier waarop we onszelf presenteerden.

Reflectie

Wat ik heb geleerd, is dat professioneel handelen in de praktijk verder gaat dan jezelf in een pak hijsen. Het gaat om vooruitdenken, verantwoordelijkheid nemen en kwaliteit leveren. ook als het een schoolproject is.

Het gekke is dat ik er eigenlijk niet eens bewust mee bezig was om professioneel over te komen, het gebeurde gewoon. Dit komt denk ik omdat ik in een situatie beland was waar dit heel normaal is. In zo'n wereld word het veracht van je en moet je wel. Hieruit kan ik concluderen dat deze eigenschap bij mij natuurlijk is. Ik heb het niet hoeven aanzetten of echt moeite voor hoeven doen. Wel heb ik gemerkt dat ik er beter in ben geworden naar mate de tijd.

Dit project geeft me veel vertrouwen voor de toekomst. Binnenkort begin ik aan mijn stage en ik weet zeker dat ik daar deze ervaring in mee ga nemen. Ik weet nu hoe ik mezelf kan presenteren, hoe ik goed kan communiceren met opdrachtgevers en hoe ik kwaliteit moet leveren voor bedrijven.

Ik kijk er naar uit om het geleerde, in praktijk te stellen.

Verbeterde hard en soft skills.

Ik heb mijzelf tijdens dit project verbeterd in verschillende vaardigheden. Sommige daarvan zijn praktisch (hard skills), zoals het professioneel communiceren en het zorgvuldig aanleveren van content. Andere zijn meer persoonlijke vaardigheden (soft skills), zoals verantwoordelijkheid nemen, professioneel handelen en met vertrouwen samenwerken met externe partijen. In deze tekst licht ik deze vaardigheden toe en vertel ik in welke situaties ik ze heb ontwikkeld.

Zakelijke communicatie (hard skill)

Zakelijk communiceren is iets wat je vooral leert door het gewoon te doen. Tijdens het MARCOM-project had ik regelmatig contact met onze opdrachtgever Roland. Ik wilde graag serieus genomen worden, mede omdat Roland van te voren aan had gegeven ''bijzonder kritch'' te zijn. Dus ik dacht goed na over hoe ik mezelf presenteerde. In mails gebruikte ik een nette aanhef, duidelijke taal en een vriendelijke afsluiting. Ook in gesprekken lette ik op mijn houding, hier stelde ik gerichte vragen en luisterde actief. Door deze momenten leerde ik dat het belangrijk is dat je professioneel overkomt, vooral tijdens de eerste indruk. Na enige tijd werd de sfeer wat losser, grapjes werden gemaakt en iedereen toonde wat meer zijn ware aard. Dit was niet erg, omdat wij al een goede indruk hadden van elkaar.

Professioneel handelen / representatief zijn (softskill)

Wat ik me tijdens dit project echt ben gaan beseffen: jij bent het visitekaartje van je team.
Door alle handelingen ik heb uitgevoerd, vormen mensen een beeld in hun hoofd van hoe ik ben. Dit kan gaan om de kleinste dingen zoals een mailtje sturen of een gesprek voeren, daarom lette ik extra goed op hoe ik me opstelde. Dat voelde in het begin een beetje vreemd omdat ik niet helemaal mijzelfben, maar ik merkte wel dat het effect had. Mensen namen me serieus en gaven positieve reacties. Het gaat er hier in mijn ogen vooral om, hoe je overkomt op mensen.

Verantwoordelijkheidsgevoel (soft skill)

Tijdens dit project voelde ik echt verantwoordelijkheid. We werkten onder de naam van een bestaand bedrijf, dus het kon niet zomaar afgeraffeld worden. Je ligt voor je gevoel constant onder een loep. Tijdens de uitvoering van de finale was ik zelfs een beetje gespannen, dit was namelijk het moment waar we al een tijdje naar toegewerkt hadden. Dan wil je natuurlijk wel dat zo iets goed gaat. Hier speelt verantwoordelijkheid ook een grote rol. Het lijkt wel alsof alles wat er gebeurt afgeschoven word op jou. Uiteindelijk is het een mooi leerproces geweest om deze druk te voelen.

Het is belangrijk om hier goed mee om te kunnen gaan, de complimenten te vangen als het goed gaat en de kritiek te incasseren als het minder loopt. Het hoort er gewoon bij.

Professioneel, het word gezien en beloont.
Tijdens het MARCOM-project heb ik geleerd wat professioneel handelen echt betekent. Ik merkte dat de sfeer waar je je in verkeerd hierin een prominente rol speelt. Als jou omgeving professioneel is, dan ben jij dat ook sneller. Maar het begint toch echt bij jezelf. Wees professioneel op de momenten dat het moet, uiteindelijk wordt het gezien en beloont.

kijk eens hoe jij jezelf laat zien

Als je morgen aankomt op je werk, stel jezelf dan eens de vraag: hoe professioneel kom ik eigenlijk over? En probeer bij het volgende contact moment met een externe partij een professionele indruk achter te laten. Jij bent namelijk het visitekaartje van het bedrijf waar je werkzaam bent! De taak is aan jou om deze professioneel af te leveren.