Blog EMC

Deze stappen helpen jou een event te organiseren met impact.

Als je een event organiseert begin je meestal al snel met het regelen van praktische zaken, zoals: locatie, de planning en alles wat er voor, tijdens en na het evenement moet gebeuren. Dan word er vaak vergeten waar een event echt om draait: de ervaring van je bezoeker.

Het Event Model Canvas helpt je om juist daar de focus op te leggen. In plaats van direct te starten met organiseren, kijk je eerst naar de bedoeling achter je event. Je denkt na over wie je doelgroep is, wat ze nodig hebben en wat je ze wil laten meemaken. Met dit model zet je belangrijke informatie overzichtelijk op een rijtje, zodat je snel ziet of je aanpak klopt.

In deze blog lees je wat het Event Model Canvas precies is en hoe het werkt. Je krijgt een duidelijk beeld van de opbouw van het model en ik laat je stap voor stap zien hoe je het kunt gebruiken. Ook geef ik hier en daar wat voorbeelden van mijn eigen ervaringen met events en hoe deze aansluiten op dit model.

Wat is het event model canvas

Het Event Model Canvas is een model waarmee je op een duidelijke manier de basis van je evenement in kaart brengt. Het model helpt je met nadenken over de kern van je event, in plaats van direct in de organisatie te duiken. Wat wil je dat zij ervaren? En wat is er nodig om dat mogelijk te maken?

Je kunt het zien als een visuele plattegrond van je evenement. Op één overzichtelijk canvas verzamel je alle belangrijke elementen: wie je doelgroep is, wat hun behoeften zijn, welk gedrag je graag zou willen veranderen en welke waarde je met je event wilt creëren. Doordat je alles naast elkaar zet, zie je snel of je strategie klopt en waar nog aandachtspunten liggen.

Voordat we het model kunnen gebruiken, moeten we eerst voor ogen hebben voor wie het model wordt ingevuld. Je kunt pas verder op het moment dat je de doelgroep voor ogen hebt. Het model word geschreven vanuit de stakeholder. Als er meerdere stakeholders zijn, kan je het model meerdere keren invullen. het model bestaat uit 14 stappen die hieronder zijn beschreven.

Entering behaviour

Bij deze stap analyseren je de manier van denken en handelen van de doelgroep. Denk hierbij aan het gemiddelde opleidingsniveau, kennis, professionele houding etc. De manier waarop de doelgroep met bepaalde zaken omgaat in het dagelijks leven en wat zij proberen uit te stralen in hun houding of gedrag, zegt veel over wie ze zijn. Door dit soort aspecten in kaart te brengen, ontstaat er een beter beeld van wie er daadwerkelijk op je evenement af zal komen.

Pains
Bij deze stap is belangrijk om te begrijpen welke obstakels jou doelgroep tegenkomt en wat hen niet goed laat voelen. Als je hier nog geen duidelijk beeld van hebt, praat dan met mensen uit je doelgroep om meer inzicht te krijgen.

Tijdens het MARCOM project heb ik dit zelf ook gedaan. Ik heb interviews afgenomen om tot diepere informatie te komen van onze doelgroep. Tijdens een interview achterhaal je gemakkelijk informatie die je goed kunt gebruiken voor je project. Het gaat meestal vanzelf en je verzamelt informatie waarop je vooraf niet eens gerekend had.

Expectations
De kans is groot dat de mensen die jij wilt bereiken al vaker op soortgelijke evenementen zijn geweest, ze hebben dus verwachtingen. Dit kan komen door eerdere ervaringen, maar het kan ook zijn dat ze beïnvloed zijn door wat ze online zien of horen. Daarom is het goed om stil te staan bij die verwachtingen.
Wat hoopt jou doelgroep te ervaren? Wat willen ze voelen als ze straks weer naar huis gaan? Door hier goed over na te denken kun je beter inspelen op wat jouw doelgroep daadwerkelijk belangrijk vindt.

Tijdens het vak SPM, heb ik met een groepje een bingo georganiseerd voor ouderen. Deze ouderen hadden al vele malen bingo gespeeld. Daarom was het voor ons dus belangrijk om het toch iets anders te doen dan normaal. Wij hebben tijdens deze avond ook een quiz gedaan, om de mensen wat bij te brengen over een goed doel waar wij ons voor inzette die avond. Dit werd positief ontvangen door de doelgroep!

Exiting behaviour
Bij deze stap wil je te weten komen hoe de doelgroep jou evenement verlaat. Wat voor gevoel houden ze over? Wat hebben ze geleerd? Met als hoofdvraag:
gaat de doelgroep zich na het bezoeken van jouw evenement anders gedragen?

Gains
Wat wilt jou doelgroep nou echt? En op welke manier gaat jou evenement hier invulling op geven? op het moment dat je dit goed in kaart brengt, is het makkelijker om de wensen van jouw doelgroep te vervullen.

Satisfaction
Na het evenement heeft de bezoeker een mening gevormd en je hoopt natuurlijk dat die positief is. Denk daarom na over wat deze bezoeker straks aan anderen gaat vertellen en hoe die de ervaring heeft beoordeeld.

Na onze bingo (waar ik het zonet ook over had) heb ik vernomen dat er positieve verhalen zijn gedeeld naar anderen. Mijn opa kende een aantal mensen die mee hadden gedaan en hij vertelde dat er veel enthousiastelingen tussen zaten.

Commitment
Als iemand naar je evenement komt, betekent dit dat ze tijd hebben moeten vrijmaken. Er zijn altijd andere dingen die ze op dat moment kunnen doen. Wat zouden die dingen kunnen zijn? En is jouw evenement het waard voor de doelgroep om daar hun tijd voor in te zetten?

Return

Deze stap lijkt veel op de satisfaction stap. Alleen kijk je hier niet naar het gevoel wat iemand meeneemt vanuit het event, maar meer naar concrete resultaten. Denk hierbij aan vaardigheden, kennis, contacten of waardevolle ervaringen. Stel jezelf de vraag: Wat heeft de bezoeker bereikt of geleerd dat waardevol voor hen is?

Cost
Wat zijn de kosten die een bezoeker maakt voor, na en op het event. Denk hierbij aan ticketkosten, reiskosten, voedselkosten op locatie etc.

Revenu
Wat kan de beoeker terugverwachten na de gemaakte kosten. Voorbeelden zijn een hoger salaris door nieuwe skills, een nieuwe baan of nieuwe klanten.Deze voorbeelden zijn vrij zakelijk, maar laat ik nog een keer onze bingo erbij pakken. Deze mensen zijn naar mijn weten allemaal met een goed gevoel vertrokken, sommige zelfs met een prijs. Ook hebben ze kennis opgedaan over het goedde doel en hebben ze een maatschappelijke bijdrage geleverd door hier geld naar over te maken.

Jobs to be done
Ga bij deze stap na hoe druk de agenda's zijn van jouw doelgroep. Wat hebben ze allemaal te doen en wat zijn hun prioriteiten. Op het moment dat je dit weet, kun je beter inschatten of jouw activiteit aantrekkelijk genoeg is om tijd voor vrij te maken.

Promise
Waarom is het de moeite waard voor jou doelgroep om naar jouw evenement te komen.
Kan deze ervan uit gaan dat er een reden is om aanwezig te zijn? Probeer voor jouw doelgroep altijd de pains te verlagen en de gains te vergroten.

Experience journey
Bij deze stap kijk je naar de momenten waarop je contact hebt met je doelgroep, dit kan voor, tijdens en na het evenement zijn. Het gaat er hier om waar je precies invloed kunt uitoefenen, wanneer verandert er iets bij je bezoeker? Dit kan een gedachte zijn, een gevoel of gedrag. Als je dit goed in beeld hebt, weet je wat je moet doen om echt impact te maken.

Instructional design
tijdens deze (laatste) stap breng je in kaart wat de doelgroep gaat leren of welke kennis ze op doen en op welk moment de bezoeker tijdens het evenement iets gaat leren of ervaren. Je verbind de onderdelen van het evenement aan wat de bezoeker eraan overhoudt.

Zoals ik net heb aangegeven hebben de bezoekers van onze bingo dus extra kennis opgedaan tijdens de quiz. Tijdens de bingo zelf zal hier de gezelligheid en prijzen centraal hebben staan.

Hierbij alle stappen van het event model canvas uitgelegd. Het model laat je goed nadenken over wie je voor je heb staan en hoe diegene ervaart en beleeft. Mocht het zo zijn dat ik later een baan vind in de eventbranche, kan ik het model en de kennis die ik heb opgedaan met dit model uitstekend toepassen. Dit model kan ook goed van pas komen op sociaal gebied, het kan voorkomen dat ik te maken krijg met nieuwelingen en dan kan het goed van pas komen om hen welkom en betrokken te laten voelen. Zo kan je hun pains (onzekerheid, gebrek aan kennis), hun expectations (warm ontvangst, duidelijke uitleg) en hun gewenste exiting behaviour (zelfverzekerd aan de slag gaan) achterhalen, op deze manier gebruik je het model als een tool voor gedragsverandering, terwijl dit niet veel te maken heeft met een event.

Samengevat
Het Event Model Canvas helpt je om niet alleen de praktische kant van een evenement te organiseren, maar vooral om te focussen op de ervaring en gedragsverandering van je doelgroep. Door deze 14 doordachte stappen krijg je inzicht in wat je bezoekers nodig hebben, verwachten en uiteindelijk meenemen uit jouw event.

Creëer beleving
Uiteindelijk gaat dit model over ''beleving''. Probeer dit eens zelf in het klein toe te passen. Denk hierbij aan het uitnodigen van mensen bij jou thuis. Ga eens na wat zij graag willen op het moment dat ze bij jou over de vloer komen. En zoek uit wat dit voor invloed heeft op hun beleving!

Streefkerk, M., Roel Frissen, & Ruud Janssen. (2018). Hoe organiseer ik een impactvol event? Alles over het realiseren van gedragsverandering. In Event Design - Defabrique - 2018. https://defabrique.nl/app/uploads/2018/10/18-DF-impactvol-event.pdf 

Event strategie volgens het Event Model Canvas | Theater Amsterdam. (2024). Geraadpleegd op 14 mei 2025, van https://theateramsterdam.nl/blog/event-strategie-volgens-het-event-model-canvas 

Event Canvas Visueel uitgelegd in het Nederlands. (2025). Vimeo. https://vimeo.com/304117294